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    横向科研项目管理流程

    一、签订横向科研合同

    (一)拟定合同

    合同签订参照《桂林理工大学合同管理办法(试行)》(桂理工[2019] 8号)(附件1)执行。项目负责人与对方当事人商定合同具体内容,使用“四技”合同示范文本草拟合同(附件2),涉及境外自然人、法人和其他组织的各类合同,必须提交具有同等法律效力的中、外文合同文本,报国际交流处审查。合同需要正确写上学校(或校办企业)的银行账户信息,合同内容不得损害学校的利益,签订各类技术合同尽量不要出现“授权”、“法定”等字样,均采用“项目负责人”,合同签订时要求至少签订4具体注意事项请参照《桂林理工大学合同管理办法(试行)》(桂理工[2019] 8号)执行。

    (二)合同盖章

    合同审核通过后,项目负责人签字,进入学校一站式服务大厅,点击一级菜单中的【服务中心】—【用印审批】—【普通合同用印审批】—填写合同用印审批表并上传合同电子附件—选择审查部门(科技处)—提交并选择对应科室审核人。审核通过后携带合同原件到学校校办(雁山校区行知楼A栋三楼用印室)加盖桂林理工大学合同章或公章。

    拟参与横向科研项目投标的教职工,若投标资料需要加盖学校公章,或者需要用到学校事业单位法人证/机构代码证复印件等材料,进入学校一站式服务大厅,点击一级菜单中的【服务中心】—【用印审批】—【事业单位法人证书及法人身份证复印件使用申请】—填写相关信息后点击保存并提交审核,审核通过后前往学校校办(雁山校区行知楼A栋三楼用印室)领取学校事业单位法人证/机构代码证复印件。

    (三)完善对方签章手续

    加盖“桂林理工大学合同专用章”及负责人签字的合同交由对方办理合同签订手续。对方签章须使用单位公章或合同章,双方签字盖章后的合同方可生效。

    二、合同登记

    (一)为规范合同管理,对符合要求的“四技”合同学校将统一开展技术合同认定登记工作。要求合同签订时至少签订4,双方签字盖章后交1份合同原件至学校科技处,未提交有效合同原件的不予办理审核及经费上账。

    (二)合同校内信息登记在个人科研管理系统进行,登录个人科研管理信息系统后点击“我的项目”—“新增”—“横向项目”,填写相关合同信息并将合同盖章扫描件(其中技术开发、技术转让类合同扫描件需将技术说明书及经费预算表(加盖财务处公章)一并扫描上传,技术服务类、咨询类需附上技术说明书一份)上传至附件,完成填报后点击提交即可。此步骤建议在合同用章申请前完成

    (三)合同后续认定登记由科技处统一办理,具体流程详见《桂林理工大学横向项目合同签订及认定登记流程》(图1)

    三、履行横向科研合同

    合同生效后,合同双方须认真履行合同,不得单方修改、废止、口头变更或解除合同。

    在履行合同过程中,我方或对方不能按约履行合同时,项目负责人应及时向学校科技处及二级学院说明情况,并尽可能与对方协商解决。涉及合同变更、中止或解除的,须按《桂林理工大学合同管理办法(试行)》(桂理工[2019]8号)备案。

    四、项目立项和上账

    (一)横向科研经费到达学校银行账户后,项目负责人需登陆财务系统确认到账信息。

    (二)确认该笔到账信息无误后,负责人需自行在财务系统完成经费认领,详见科技处首页常用信息中的“科研项目经费认领流程”。

    (三)如需开具发票请务必在认领经费前办理:进入财务系统点击【开票管理】—【开票申请】,完成信息填写后,打印一式一份开票申请单签字后携合同复印件至财务处开具发票。

    (四)科技处按合同登记年份及合同编号将合同原件分类保管,并实现横向科研项目信息化管理,横向合同的基本信息可在科研管理系统查询。项目负责人需及时更新完善合同基本信息。

    五、项目结项

    项目结题后,项目负责人持相关成果报告等其他资料(如有电子材料须一并提交),如技术报告(含有关图片)、鉴定证书、获奖证书、知识产权证书及资料、价值评估报告等到科技处办理结项手续。科技处审核通过后,将结题材料转移至学校档案室保管。

    图1.桂林理工大学横向项目合同签订及认定登记流程图

     



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